ชีวิตของคนทำงานจะมีใครบ้างที่ไม่เคยเข้าร่วมประชุม ?

ยิ่งบางคน ชีวิตนี้มีแต่การประชุม...ประชุม...ประชุม...

ประเด็นที่น่าสนใจคือ จะประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

"ปีเตอร์ ดรักเกอร์" ปรมาจารย์ด้านองค์กรแห่งการเรียนรู้ ถึงกับบอกว่า "การประชุมเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จตัวหนึ่งของค์กร เนื่องจากองค์กรที่ไม่มีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล คือประชุมเสียเวลานาน ไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายการประชุมที่ตั้งไว้ ย่อมส่งผลทำให้องค์กรนั้นไม่ประสบความสำเร็จ"

หากไปพลิกอ่าน หนังสือ "เทคนิคการประชุมและนำเสนอแบบมืออาชีพ" ของ "นุชรัตน์ สิริประภาวรรณ" จะพบว่าการประชุมนั้นไม่ใช่เรื่องที่ควรมองข้าม

มันเป็นศาสตร์ที่ควรจะรับรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของตัวเองในการเข้าร่วมประชุม

เป็นศาสตร์ที่สามารถช่วยให้เราจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ !

เพราะในการประชุมนั้นมีปัญหาในการประชุมเป็น 3 ช่วง

ได้แก่ ก่อนประชุม อาจขาดการวางแผน เช่น เรียกประชุมกะทันหัน ทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถเตรียมข้อมูลได้ทัน หรือไม่มีวาระการประชุม ฯลฯ

ระหว่างการประชุมก็มีปัญหา เช่น มาประชุมสาย หรือเวลาประชุมไม่เหมาะสม อภิปรายนอกประเด็น ประธานไม่สามารถนำการประชุม ฯลฯ

และหลังการประชุม ไม่มีการจดบันทึก มีการ

จดบันทึกไม่ตรงกับข้อเท็จจริง

เรื่องพวกนี้สามารถเตรียมการแก้ไขได้

ทั้งนี้ เนื้อหาของหนังสือเล่มนี้จะแบ่งออกเป็น

5 ส่วน

หนึ่ง บทบาทหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุม

สอง เทคนิคการจัดการประชุมให้เกิดประสิทธิผล

สาม เทคนิคการจัดการสถานการณ์ต่างๆ ในที่ประชุม

สี่ เทคนิคในการนำเสนอที่ประชุมแบบมืออาชีพ

ห้า เครื่องมือช่วยตัดสินใจแก้ปัญหาในที่ประชุมกลุ่มย่อย

ผู้บริหารองค์กร ชนชั้นประชุมหรือนักประชุมมืออาชีพ น่าหาความรู้จากหนังสือเล่มนี้ เพราะการประชุมแต่ละครั้งต้องสูญเสียเวลากันมากมายและค่าใช้จ่ายอีกไม่น้อย ถ้าได้ประโยชน์ไม่คุ้ม นั่นก็คือทุนที่ต้องจ่ายไปแล้วไม่เกิดประโยชน์นั่นเอง

หน้า 51

คอลัมน์ book is capital

ที่มา : หนังสือพิมพ์มติชน