หัวใจสำคัญของการดำเนินกิจกรรม 5ส ให้ประสบผลสำเร็จนั้น พนักงานทุกฝ่ายทุกระดับต้องรู้และรับผิดชอบในหน้าที่ของตนเองเป็นอย่างดี และร่วมมือกันปฏิบัติทุกฝ่าย
       
        การที่ต้องยกขึ้นมากล่าวเช่นนี้เพราะว่ามีวารสารและตำราด้านการบริหารจัดการหลายๆ เล่ม ได้นำเสนอประเด็น และถกเถียงกันในแง่มุมต่างๆ เกี่ยวกับปัญหาของการดำเนินกิจกรรม 5ส ซึ่งถือเป็นกิจกรรมที่ได้รับความสนใจอย่างแพร่หลาย ตลอดระยะเวลาหลายสิบปีที่ผ่านมาว่า ในการบริหารกิจกรรม 5ส ให้สำเร็จนั้น ควรใช้ระบบการบริหารจัดการแบบใด ระหว่างการใช้แนวทางการบริหารงานที่ต้องมีการบังคับบัญชาสั่งการ และมอบหมายให้พนักงานทุกคนต้องเข้าร่วมและปฏิบัติตาม ซึ่งเรียกว่าระบบการบริหารงานแบบบนลงล่าง (top-down management)
       
        หรือควรใช้แนวทางการบริหารงานที่ให้อิสระแก่พนักงานในการลงมือปฏิบัติและวางแผนกันเอง โดยการรวบรวมสมาชิกของพื้นที่และจัดตั้งกลุ่มเพื่อทำกิจกรรม 5ส ซึ่งขึ้นอยู่กับความสมัครใจของพนักงานแต่ละคน ในการเข้ามามีส่วนร่วมทำกิจกรรมร่วมกัน ซึ่งเรียกว่าระบบการบริหารงานแบบล่างขึ้นบน (bottom-up management)
       
        ในทางปฏิบัตินั้นการหาคำตอบสำหรับเรื่องนี้ ไม่ค่อยมีความจำเป็นเท่าใดนัก เพราะแม้ว่าจะใช้ระบบการบริหารงานแบบบนลงล่าง แต่ถ้าคนสุดท้ายที่ได้รับคำสั่งซึ่งอยู่ระดับปฏิบัติการไม่ให้ความร่วมมืออย่างจริงจัง หรือไม่สามารถปฏิบัติตามแนวทางที่ฝ่ายจัดการกำหนดมา หรือในกรณีที่ใช้ระบบการบริหารแบบล่างขึ้นบนก็ตาม แต่เมื่อฝ่ายจัดการซึ่งอยู่ในระดับบนไม่ได้มีความตั้งใจจริง หรือมุ่งมั่นให้การสนับสนุนในสิ่งที่ระดับปฏิบัติการกำลังดำเนินงานกันอยู่
       
        หากเกิดลักษณะเช่นนี้ขึ้น ไม่ว่าองค์กรใดจะใช้ระบบบริหารแบบใดก็ไม่มีทางที่จะทำกิจกรรม 5ส ได้สำเร็จอย่างแน่นอน ดังนั้นการค้นหาเคล็ดลับความสำเร็จในการบริหารกิจกรรม 5ส จึงไม่อยู่ที่ว่าจะใช้ระบบการบริหารแบบใด
       
        คำตอบสั้นๆ สำหรับปัญหานี้คือ การบริหารกิจกรรม 5ส มีความเหมือนและคล้ายคลึงกับการเล่นกีฬาที่ต้องอาศัยการเล่นเป็นทีม เช่น บางคนเล่นเป็นผู้จัดการ บางคนเล่นเป็นพนักงานผู้ปฏิบัติ และบางคนเล่นเป็นฝ่ายสนับสนุน แต่หัวใจสำคัญที่ทำให้ทีมได้รับชัยชนะ หรือบริหารกิจกรรม 5ส จนประสบความสำเร็จก็คือ ผู้เล่นแต่ละคนต้องเล่นหรือปฏิบัติงานในหน้าที่ของตนเองให้เต็มที่เต็มกำลัง และสอดคล้องกับผู้เล่นคนอื่นๆ ในทีม
       
        ดังนั้น ทีมที่ดีที่สุด หรือทีมที่ได้รับชัยชนะนั้นจึงต้องเป็นทีมที่มีผู้เล่นที่รู้จักหน้าที่ของตนเองเป็นอย่างดี มีความตั้งใจปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มที่ และร่วมมือกันปฏิบัติงานนั้นอย่างพร้อมเพรียงกัน
       
       ผลที่ได้รับ
       
        ลองสังเกตดูการแข่งขันกีฬาหลายๆ ประเภท จะพบว่าทีมกีฬาที่ดีจริงๆ หรือทีมที่ได้รับชัยชนะอย่างสม่ำเสมอนั้น จะไม่มีผู้เล่นที่เรียกว่าเป็นดาวเด่นหรือเก่งเป็นพิเศษอยู่เพียงแค่คนเดียว ยกตัวอย่างเช่น ในการแข่งขันกีฬาเบสบอล ถ้าผู้ที่เล่นในตำแหน่งมือรับพยายามรับลูกทุกลูกที่ตีมาให้ได้
       
        ในขณะที่ผู้เล่นในตำแหน่งมือตีก็พยายามตีลูกให้ไกล ให้ได้ระยะโฮมรัน แล้วรีบวิ่งกลับเข้าฐานอย่างรวดเร็วเท่าที่จะทำได้เพื่อเก็บแต้มทำคะแนน และผู้เล่นทุกคนเตรียมพร้อมที่จะรับการปะทะจากฝ่ายตรงข้าม ในเวลาที่พุ่งตัวเพื่อเข้าแตะฐานให้ได้ การร่วมมือกันเล่นอย่างเต็มที่ของผู้เล่นในตำแหน่งต่างๆ เหล่านี้เอง ที่รวมกันเป็นองค์ประกอบของทีมที่ได้รับชัยชนะในที่สุด สำหรับการเป็นทีมที่ได้รับชัยชนะเหนือทีมอื่นนั้น ยังมีสิ่งสำคัญบางอย่างมากกว่าการที่ผู้เล่นเก่งๆ มารวมตัวกัน
       
        ในทีมทั่วๆ ไป เมื่อ 1+1 ย่อมเท่ากับ 2 แต่สำหรับทีมที่เก่งกว่านั้น 1+1 สามารถให้ผลลัพธ์ได้เท่ากับ หรือมากกว่า ดังนั้น องค์ประกอบที่สำคัญจึงไม่ใช่การที่ทีมใดจะมีผู้เล่นดาวเด่นเพียงแค่คนเดียวแล้วสามารถทำให้ทีมชนะได้เสมอไป แต่ต้องเป็นทีมที่ผู้เล่นทุกคนเล่นร่วมกันอย่างดีจนทั้งทีมเป็นดาวเด่น ซึ่งในวงการธุรกิจก็เหมือนกันที่มีความเป็นไปได้ที่ 1+1 จะเท่ากับหรือน้อยกว่า 2 ถ้าหากผู้เล่นแต่ละคนมุ่งเน้นแต่จะทำงานในส่วนของตนเอง โดยไม่สนใจและไม่ให้ความร่วมมือในการทำงานให้สอดคล้องกับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ เลย
       
        นั่นคือเหตุผลว่าทำไมบริษัทเชื้อสายญี่ปุ่นหลายแห่ง ทั้งองค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็กจึง ทุ่มเททำงานกันอย่างหนักในการรณรงค์ส่งเสริมให้มีกิจกรรมการเพิ่มผลผลิตหลายๆ อย่างเกิดขึ้นในองค์กร โดยมุ่งเน้นกิจกรรมที่สนับสนุนให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในการบริหารและทำงานร่วมกันเป็นทีม แต่เรื่องดังกล่าวก็ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ดังจะเห็นได้ว่าองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการบริหารกิจกรรมกลุ่มคุณภาพยังน้อยมาก
       
        สำหรับองค์กรใดก็ตามที่ได้นำกิจกรรม 5ส ไปปฏิบัติอย่างจริงจัง จะพบว่าบรรยากาศการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่มีการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้น ซึ่งไม่เพียงแต่พนักงานจะมีความตื่นตัว เห็นความสำคัญของการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น และให้ความร่วมมือในการบริหารกิจกรรม 5ส เท่านั้น แต่ยังส่งผลถึงทุกๆ กิจกรรมที่ให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วม ซึ่งมีบรรยากาศที่คึกคักและกระตือรือร้นมากขึ้น และยังช่วยให้การบริหารงานด้านต่างๆ มีความก้าวหน้าและบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้เป็นอย่างดี
       
       เรื่องที่ง่ายกลับยาก
       
        หากมองย้อนดูองค์กรและอุตสาหกรรมต่างๆ ในประเทศญี่ปุ่นเอง จะพบว่าเกือบทุกแห่งมีสิ่งที่บ่งชี้ว่ามีการปฏิบัติกิจกรรม 5ส อยู่แล้ว หรืออย่างน้อยก็มีหลักฐานบางอย่างบ่งบอกว่าได้ปฏิบัติ 3ส แรกมาบ้างแล้ว (สะสาง สะดวก สะอาด)
       
        ถึงแม้ว่าเรื่อง 5ส จะเป็นเรื่องที่มีหลักการและเทคนิคอย่างเดียวกัน ซึ่งทุกองค์กรสามารถเรียนรู้ได้เหมือนกัน แต่ไม่ได้หมายความว่าเมื่อทุกแห่งนำไปปฏิบัติแล้วจะได้ผลลัพธ์ที่ดีออกมาเหมือนกัน จึงเห็นได้ว่ากิจกรรม 5ส นั้นดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่ทำความเข้าใจง่าย ปฏิบัติง่ายก็จริง แต่แท้จริงแล้ว 5ส เป็นกิจกรรมที่ประสบผลสำเร็จได้ยาก
       
        5ส กลายเป็นกิจกรรมที่ประสบผลสำเร็จได้ยาก เพราะทุกคนเห็นว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ง่ายๆ ทุกคนมองกิจกรรมนี้ว่าเป็นเรื่องเล็กน้อยเกินไป จึงไม่มีใครคิดทำอย่างจริงจัง ในอีกด้านหนึ่ง 5ส กลับกลายเป็นเรื่องยากเพราะผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในองค์กร ขาดความเข้าใจอย่างถูกต้องว่ากิจกรรม 5ส นั้นเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับอะไร จึงทำให้ไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติ วิธีการบริหารกิจกรรม รวมถึงไม่สามารถกำหนดตัวชี้วัดที่เหมาะสมได้
       
       5ส ไม่สำเร็จอย่าคิดทำอื่น
       
        ในการบริหารระบบคุณภาพมาตรฐาน ISO 9000 การปฏิบัติงานส่วนใหญ่จะต้องมีการเขียนมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Standard Operation Procedure : SOP) กำกับไว้ แต่มีใครรับประกันได้หรือไม่ว่า การปฏิบัติงานทุกขั้นตอนนั้นได้ดำเนินตามมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กำหนดไว้จริงๆ ดังนั้น จึงต้องหาวิธีการตรวจสอบเพื่อยืนยันข้อสงสัยดังกล่าว โดยการวัดจากผลงานหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำเสร็จออกมาว่า มีคุณลักษณะของงานตรงตามมาตรฐานคุณภาพ (specification) ที่กำหนดไว้หรือไม่
       
        ถ้าผลการวัดคุณลักษณะของงานอยู่ในขอบเขตที่ยอมรับได้ ก็สามารถรับประกันได้ว่างานนั้นได้ผ่านทุกขั้นตอนตามมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กำหนดไว้ แต่เป็นไปได้เช่นกันที่บางครั้งกระบวนการตรวจสอบคุณภาพ และเครื่องมือวัดที่ใช้อาจเกิดความผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนขึ้นได้ เนื่องจากเครื่องมือวัดและตรวจสอบคุณภาพเหล่านั้น ไม่ได้ถูกเก็บรักษาให้อยู่ในสภาพที่เหมาะสมตามหลักการของกิจกรรม 5ส ดังนั้น เมื่อนำเครื่องมือที่บกพร่องมาใช้ตรวจสอบคุณภาพของงานและผลิตภัณฑ์ ก็ไม่มีทางแน่ใจได้เลยว่าการทำงานนั้นได้ผ่านขั้นตอนการปฏิบัติงานต่างๆ ตามที่กำหนดไว้ใน SOP จริงหรือไม่
       
        อาจกล่าวได้ว่าผลของการตรวจสอบคุณภาพในบางครั้งที่พบว่ามีชิ้นงานเสียหรือผิดพลาดต้องแก้ไข หรือแม้กระทั่งตรวจสอบแล้วพบว่าเป็นของดีก็ตาม เป็นผลมาจากเครื่องมือที่ใช้วัดและตรวจสอบคุณภาพนั้นมีความบกพร่อง เนื่องจากการจัดเก็บและดูแลรักษาไม่เหมาะสม จึงไม่สมควรนำผลการตรวจสอบคุณภาพจากเครื่องมือดังกล่าวมาเป็นตัวตัดสินว่า งานนั้นได้ผ่านขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง
       
        และในการทำงานจริงถ้าบริษัทใดก็ตามไม่สามารถเก็บรักษาแม้แต่เครื่องมือที่ใช้วัดและตรวจสอบคุณภาพให้อยู่ในสภาพที่ดีแล้ว ก็แสดงให้เห็นว่าบริษัทนั้นคงไม่สามารถเก็บรักษาเครื่องมืออุปกรณ์ที่สำคัญอย่างอื่น และคงไม่สามารถควบคุมขั้นตอนการปฏิบัติงานให้ถูกต้องได้ ดังนั้น จะมั่นใจได้อย่างไรว่าสินค้าที่ผลิตออกมามีคุณภาพแม้จะมีตรารับประกันคุณภาพก็ตาม
       
        สรุปได้ว่าขั้นตอนการทำงานที่ยากที่สุด หลายๆ เรื่องควรเริ่มต้นจากการทำ 5ส แม้ว่ากิจกรรม 5ส ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็กและง่ายๆ แต่ประเด็นสำคัญอยู่ที่การทำกิจกรรม 5ส นั้นต้องได้รับความร่วมมือจากพนักงานทุกระดับ ทุกฝ่าย และทุกคนต้องลงมือปฏิบัติด้วยตนเองเท่านั้น จึงจะทำให้กิจกรรม 5ส ประสบผลสำเร็จ
       
       (โปรดติดตามตอนต่อไปฉบับหน้า)
       
       จากหนังสือ "5ส ฉบับปฏิวัติโรงงาน" โดย Takashi Osada แปลโดย อมรรัตน์ สนธิไทย เจ้าของ สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ

แหล่งข้อมูล : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ