อย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งบางอย่างที่ไม่สามารถทำให้ "หยุด" ได้ ถ้าเช่นนั้น เราคงต้องมุ่งประเด็นไปที่เรื่องการลด เช่น ลดงานที่ไม่มีประโยชน์ งานที่ก่อความรำคาญ น่าเบื่อหน่ายให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าจะไม่สามารถทำให้หยุดได้ทั้งหมด แต่ก็เกิดมีการปรับปรุงขึ้นแล้ว
เริ่มต้นจากการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้
เปลี่ยนแปลงบางส่วนของงานที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
วิธีคิดเพื่อหาทางปรับปรุง
ระบบคำถาม 5W 1 H คือการถามคำถามเพื่อวิเคราะห์หาเหตุผลในการทำงานตามวิธีเดิม และหาช่องทางปรับปรุงให้ดีขึ้น ประกอบด้วยคำถามดังนี้
What ? ถามเพื่อหาจุดประสงค์ของการทำงาน
ทำอะไร ? ทำไมต้องทำ ? ทำอย่างอื่นได้หรือไม่ ?
When ? ถามเพื่อหาเวลาในการทำงานที่เหมาะสม
ทำเมื่อไหร่ ? ทำไมต้องทำตอนนั้น ? ทำตอนอื่นได้หรือไม่ ?
Where ? ถามเพื่อหาสถานที่ทำงานที่เหมาะสม
ทำที่ไหน ? ทำไมต้องทำที่นั่น ? ทำที่อื่นได้หรือไม่ ?
Who ? ถามเพื่อหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน
ใครเป็นคนทำ ? ทำไมต้องเป็นคนนั้นทำ ? คนอื่นทำได้หรือไม่ ?
How ? ถามเพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับงาน
ทำอย่างไร ? ทำไมต้องทำอย่างนั้น ? ทำวิธีอื่นได้หรือไม่ ?
Why ? เป็นคำถามที่ถามครั้งที่ 2 ของคำถามข้างต้นเพื่อหาเหตุผลในการทำงาน
หลักการ E C R S
E = Eliminate คือ การตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นในกระบวนการออกไป
C = Combine คือ การรวมขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาหรือแรงงานในการทำงาน
R = Rearrange คือ การจัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม
S = Simplify คือ ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือสร้างอุปกรณ์ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง
ก่อนปรับปรุง
ผู้ชายกำยำ 2 คน ใช้กำลังในการเคลื่อนย้ายตู้ขนาดใหญ่เข้าไปในสำนักงาน เมื่อถึงเวลาเลิกงาน
หลังปรับปรุง
เพียงใส่ล้อเข้าไปในตู้ขนาดใหญ่ ใครๆ ก็สามารถเคลี่อนย้ายได้
"Kaizen" ให้เริ่มปรับปรุงเปลี่ยนแปลงจากตัวเราเองก่อน จากนั้นจึงค่อยเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง และไม่ควรลืมว่าการเปลี่ยนแปลงตนเองง่ายกว่าการเปลี่ยนแปลงคนอื่นด้วย
ที่มา
เพิ่มผลผลิตแห่งชาติ,สถาบัน. "Kaizen," เอกสารแผ่นพับประชาสัมพันธ์ของสถาบัน
เพิ่มผลผลิตแห่งชาติ. (บ.ป.ท., ม.ป.ป.)
คำไข
เคล็ดลับ ไคเซ็น Kaizen การปรับปรุงงาน
