การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ให้ได้ผล

Max Messer  ผู้บริหารของ Accounttemps  หน่วยงานผู้ให้บริการด้านการจ้างงานพนักงานชั่วคราวด้านการบัญชีและการเงิน ในเครือของ Robert Half Company  องค์กรที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากรและองค์กรต่างประเทศ   ซึ่งมีสำนักงานอยู่มากกว่า 350 แห่งทั่วโลก  ผู้เขียนหนังสือเรื่อง “Human Resource Kit For Dummies” น่าแปลเป็นไทยได้ว่า “คู่มือนักบริหารงานทรัพยากรบุคคลมือใหม่”  (ผมยังไม่พบว่ามีขายในบ้านเรา) เคยบอกเอาไว้อย่างน่าสนใจว่า หากองค์กรไม่มีโปรแกรมหรืออาจจะเรียกว่า “กิจกรรมรับขวัญพนักงานใหม่ (On-boarding Program)” แล้ว พนักงานที่องค์กรสรรหาเข้ามาร่วมงานใหม่ อาจจะยังไม่สร้างผลิตภาพตามที่องค์กรคาดหวังได้อย่างรวดเร็วนัก โดยเฉพาะภายใต้บริบทของคุณค่าหรือวัฒนธรรมองค์กรที่เขาเข้าไปร่วมงานใหม่ 

Accountemps  เปิดเผยผลการสำรวจเกี่ยวกับการทำกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่ขององค์กรกลุ่มตัวอย่างในประเทศสหรัฐอเมริกาเมื่อปี 2012 หรือราวสองปีที่ผ่านมาพบว่า  ในกลุ่มตัวอย่างนั้นมีองค์กรถึงราว 1/3 ที่ไม่ได้จัดกิจกรรมปฐมนิเทศเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ และการมองข้ามการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่เช่นนี้  ส่งผลเสียหายในบางประการที่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตัวเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีม ด้วยเพราะกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่นี้  กลุ่มตัวอย่างสำรวจเองก็ยอมรับว่าจะช่วยให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้และเข้าใจองค์กร ในเรื่อง

        - คุณค่าและวัฒนธรรมองค์กร
        - ความรู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กรที่เข้าร่วมงาน และโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมขององค์กร
        - การรับรู้เพื่อเตรียมความพร้อมรองรับความสำเร็จในระยะยาวขององค์กร (ซึ่งน่าจะดีกว่าพนักงานที่ไม่ได้เข้าร่วมการปฐมนิเทศ)
        - แนวปฏิบัติ รวมทั้งความคาดหวังในการทำงานทั้งในมิติของพฤติกรรมและผลงาน (Performance) 

และที่น่าสนใจพบว่า ราว 2/3 ขององค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีจำนวนพนักงานระหว่าง 20-49  คน  ดำเนินกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่กันอย่างเป็นล่ำเป็นสันขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนกลับมีเพียง 1/2 เท่านั้นที่ทำแบบนี้ 
Accountemps  ยังกล่าวไว้ด้วยว่า หากนัก HR อยากจะบริหารกิจกรรมปฐมนิเทศโดยมุ่งช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับงานและองค์กรได้ดีและรวดเร็วขึ้น  อาจจะทำตามคำแนะนำ 5 อย่างต่อไปนี้

ต้อนรับขับสู้พนักงานใหม่ให้ประทับใจ  -  พนักงานไม่ว่าจะเก่าหรือใหม่ต่างก็ต้องการประสบการณ์ประทับใจดีดีจากองค์กรทั้งนั้น  และควรเป็นประสบการณ์ประทับใจที่เริ่มต้นจากประตูทางเข้าสำนักงานด้วยซ้ำ  Accounttemps แนะนำว่าในวันแรกที่พนักงานเข้าเริ่มงาน  ควรมีการกล่าวคำทักทายและแสดงออกให้เห็นว่าองค์กรภาคภูมิใจเพียงไรที่ได้พวกเขาเข้าร่วมงาน โดยเฉพาะการกล่าวต้อนรับจากฝากของผู้บริหารระดับสูง ไม่ว่าจะผ่านสื่อช่องทางใดก็ตาม

วางเป้าหมายให้ช่วยลดความตึงเครียดหรือประหม่าของพนักงานใหม่  -  การเข้าไปทำงานกับองค์กรใหม่ที่ไม่คุ้นเคยนั้นเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยการปรับทั้งตัวและปรับใจ กิจกรรมปฐมนิเทศนี้ จะช่วยให้คำตอบอะไรหลายอย่างกับพนักงานใหม่ที่อยากรู้อยากเห็นในสิ่งที่กังวลใจหลายเรื่อง นAccounttemps แนะนำด้วยว่า HR ควรหาโอกาสกินข้าวเที่ยงร่วมกับพนักงานใหม่สักเดือนละครั้งในช่วงพนักงานใหม่ทดลองงาน ซึ่งจะส่งผลทางบวกให้พนักงานเหล่านี้อบอุ่นใจและกล้าพูดคุยปัญหาหลายเรื่องในหน่วยงานที่เขาอาจจะกำลังประสบอยู่

จัดทัวร์เพื่อพบปะพูดคุย  -  Accounttemps แนะนำว่า ในช่วงสัปดาห์แรก ๆ ของการทำงาน HR ควรมีบทบาทในการพาพนักงานใหม่ไปพบกับพนักงานเก่าทั้งหลายที่เขาต้องติดต่อประสานงานภายในขอบเขตหน้าที่รับผิดชอบของเขา พร้อมกับคอยสังเกตอยู่ใกล้ชิดว่าน้องใหม่เหล่านี้ ต้องการความช่วยเหลือคำแนะนำอะไรบ้างหรือไม่  อันเป็นบทบาทที่ HR ควรทำเสริมหัวหน้างาน เรื่องนี้น่าสนใจครับ !
ให้ทราบโอกาสความก้าวหน้า  -  นอกเหนือจากที่ HR  และหัวหน้างานทั้งหลาย ควรช่วยกันฉายภาพด้วยการเล่าให้พนักงานใหม่ฟังว่า เขาจะถูกคาดหวังทั้งในแง่ผลงานและพฤติกรรมการทำงานจากองค์กรอย่างไรบ้างแล้ว  ควรอย่างยิ่งที่จะขยายภาพให้พนักงานใหม่เห็นถึงนโยบายของการสร้างความเติบโตในหน้าที่การงานขององค์กร  การเรียนรู้ในงานและบทบาทของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่จะช่วยสร้างทักษะประสบการณ์ทำงานที่เพียงพอและการันตีว่าพนักงานใหม่จะได้รับการสนับสนุนเพื่อให้สร้างผลงานที่ดีได้ (ไม่ใช่ปล่อยให้ทำงานตามมีตามเกิด) 

มีพี่เลี้ยงตามประกบ  -  ในหลายองค์กรขั้นนำในประเทศไทย  จะจัดให้มีพี่เลี้ยง (mentors) เพื่อคอยให้คำแนะนำทั้งเรื่องการใช้ชีวิตในองค์กรและสนับสนุนบทบาทของหัวหน้างานให้กับพนักงานใหม่ ในเรื่องการสอนงาน (shorten learning curve)  ซี่งอาจจะเป็นรุ่นพี่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงาน (เพื่อคละประสบการณ์และสร้าง connection ระหว่างหน่วยงานในอนาคต)

ผู้เขียน PHR Thailand Contributor