แนวทางการปรับปรุง การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ดังนี้
 

1. เทคแคร์พนักงานใหม่ให้น่าประทับใจ

หลายองค์กรพอพนักงานใหม่เข้ามาก็ให้รอที่ห้องกรอกใบสมัครด้านนอกห้องปฐมนิเทศ โดยลืมไปว่าพนักงานใหม่นี้เป็นพนักงานขององค์กรโดยสมบูรณ์แล้ว แต่ก็ยังไม่วายทำกับพนักงานใหม่เหมือนกับคนมาสมัครงาน  ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะ HR เองมักคิดว่าตราบเท่าที่ยังไม่ถึงเวลาเข้าห้องปฐมนิเทศที่จัดไว้ก็ยังไม่มีอะไรที่ต้องไปคุยกับน้องใหม่เหล่านี้  ผิดกับบางองค์กรที่ปลูกฝังเรื่องการสร้างความประทับใจให้น้องใหม่อย่างน่ารักด้วยการที่พี่คนเก่านำดอกไม้ไปให้น้องใหม่กับน้องใหม่ทุกคนที่ก้าวเท้าเข้ามาในสำนักงานและในหน่วยงานของเป็นการต้อนรับ มีรอยยิ้มและการทักทายที่ดึงดูดและแสดงออกอย่างชัดแจ้งให้น้องใหม่เห็นว่าองค์กรภาคภูมิใจได้น้องใหม่มาร่วมงาน  การเทคแคร์ “คนใหม่เหมือนกัน” ของสององค์กรที่ยกตัวอย่างมาเทียบนี้  ช่างต่างกันเสียนี่กระไร  ท่านว่ามั้ยครับ  
 

2. กำหนดมาตรฐานของการต้อนรับน้องใหม่

ผมคิดว่า องค์กรควรต้องปลูกฝังและสื่อสารให้ตรงกันว่า การต้อนรับพนักงานใหม่ที่เราอุตสาห์เลือกเข้ามาร่วมงานด้วยนั้นเป็นเรื่องที่พนักงานทุกคนต้องช่วยกันดูแล ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของ HR  และหน้าที่ของหน่วยงานต้นสังกัดเพียงลำพัง อย่างน้อยที่สุดมาตรฐานของการพูดคุยกับคนใหม่หรือคนที่อาจจะไม่เคยเห็นหน้ามาก่อนก็ควรจะเป็นการกล่าวทักทายง่าย ๆ การสอบถามว่าสังกัดหน่วยงานใด อย่างน้อยที่สุด คนใหม่ที่เค้ามาจะรู้สึกว่าองค์กรของเราอบอุ่นและเป็นมิตรต่อกัน  ในส่วนของ HR นั้น ก็จะต้องกำหนดให้ชัดว่า จะแนะนำพนักงานที่จะมาเริ่มงานใหม่ช่วงใด เช่น ก่อนหน้ามาเริ่มงานจริง 7 วันและหนึ่งวันก่อนวันปฐมนิเทศ  อาจจะส่งอีเมล์ภายในแนะนำพร้อมแนบรูปถ่ายและชื่อของพนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเก่าคุ้นหน้า  หากจะทำให้น่าสนใจขึ้นด้วยการทำ artwork ก็ไม่เสียหายอะไรครับ  

คราวนี้ผมขอชวนท่านผู้อ่านที่เป็นนัก HR ไปสำรวจว่า องค์กรของท่าน ยังมีจุดอ่อนใดในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่หรือไม่  คิดได้แล้วช่วยตอบที !   

จากประสบการณ์ของผมพบว่าปัญหาของการปฐมนิเทศพนักงานนั้นส่วนหนึ่งเป็นเรื่องของคุณภาพการสร้างการเรียนรู้ ไม่ได้เป็นเรื่องหลักสูตรฝึกอบรมล้าสมัย แต่มักพบว่าผู้ให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น  มุ่งพูดสารพัดเรื่องเกี่ยวกับองค์กรและงานที่จะต้องทำให้พนักงานใหม่ฟัง  ขาดการกระตุ้นให้พนักงานใหม่รู้สึกภูมิใจกับการตัดสินใจมาร่วมงานกับบริษัท  ขาดการพูดถึงเป้าหมายงานขององค์กรและเป้าหมายในงาน เป็นต้น  โดยขอนำเสนอไอเดียปรับปรุงงานปฐมนิเทศดังนี้
 

1. บอกเล่าแบบเร้าพลัง

โปรแกรมปฐมนิเทศนั้นมีเจตนาพื้นฐานคือการสอนให้พนักงานใหม่ได้รู้จักและทำความเข้าใจองค์กรทั้งในแง่ที่เป็นสภาพแวดล้อมทางกายภาพ และคุณค่าหรือวัฒนธรรมองค์กรที่ทำกันมาจากรุ่นสู่รุ่น  จึงควรที่ทีมปฐมนิเทศจะเริ่มต้นจากการเล่าเรื่องราวเป็นมาของบริษัทให้ดูน่าสนใจ หากจะให้ดีก็ควรทำเป็นวีดีทัศน์เล่าเรื่องจากอดีตมาจนปัจจุบันและเลยไปถึงอนาคตเพื่อสะท้อนวิสัยทัศน์และแนวโน้มการเติบโตทางธุรกิจ  ย่อมจะตรึงตรามากกว่าที่ฉายสไลด์แบบแห้ง ๆ ให้พนักงานใหม่ฟัง และผมอยากแนะนำให้ HR อย่าเพี่งคาดหมายว่าหัวหน้างานที่พนักงานใหม่จะไปร่วมงานด้วยจะรับบทบาทเล่าเรื่องราวขององค์กรได้ดีกว่าตัวเอง  เพราะจากประสบการณ์ผมพบว่าไม่ใช่ทั้งหมด  หรือหากมีก็น้อยมากที่หัวหน้าจะกระตือรือร้นต้อนรับน้องใหม่กันอย่างเป็นเรื่องเป็นราว
 

2. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วย 

การปฐมนิเทศไม่ใช่เรื่องก็เอาข้อมูลทั้งหลายขององค์กรมาทุ่มมายัดเยียดให้พนักงานใหม่รับทราบเพียงในวันเดียวหรือสองวัน  ตรงกันข้าม การเรียนรู้องค์กรเป็นเรื่องที่พนักงานใหม่ต้องใช้เวลา  เพราะเริ่มแรกก็ต้องให้ความสนใจไปที่ตัวงานที่เขาต้องรับผิดชอบ  ในความจริงเป็นเราก็มักจะพบว่า  ทั้งที่ HR บอกกับพนักงานใหม่ไปแล้วว่า Core Competency ขององค์กรคืออะไรในวันปฐมนิเทศ  คล้อยหลังไปไม่ถึงห้าวัน พนักงานใหม่ลืมเฉยเลย  โดยเหตุนี้ เราจึงควรนำเอาข้อมูลทั้งหลายที่พนักงานใหม่พึงต้องรู้ไปไว้ในระบบ Intranet ขององค์กร และรณรงค์ให้พนักงานใหม่ไปเปิดอ่านเปิดดูแทนที่จะสาดข้อมูลใส่ในวันแรก ซึ่งมักจะไม่ได้ผล
แนะนำลองนำไปทำดูนะครับ

ผู้เขียนPHR Thailand Contributor