โครงสร้างพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรมนุษย์
การพัฒนาใดๆ จะต้องมีโครงสร้างพื้นฐานอยู่ก่อน (หรือไม่มี) หากเป็นกรณีที่มีโครงสร้างการบริหารอยู่แล้ว ผู้ที่เข้ารับการผิดชอบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ก็จะเบาใจไปมากทีเดียว เพราะทำให้ทราบได้ว่าองค์การคิดและปฏิบัติอย่างไรมาก่อน อย่างไรก็ตาม โครงสร้างการบริหารและกระบวนการปฏิบัติงานที่มีอยู่อาจไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ จำเป็นต้องพัฒนาให้ก้าวไกลกว่าที่เป็นอยู่โดยมองไปข้างหน้าสัก 5 – 10 ปีข้างหน้า กรณีเช่นนี้เรียกได้ว่า เกิดวิสัยทัศน์การพัฒนาขึ้นแล้ว
ความรู้สึกของผู้ที่จบการศึกษาใหม่ โดยเฉพาะผู้ที่มุ่งสายการงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ เมื่อแรกเข้าทำงานกับบริษัทที่มีโครงสร้างพื้นฐานทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่แล้ว จะไม่ค่อยมีความกังวลในการทำงานมากนัก เพราะสามารถเรียนรู้วิธีการทำงานจากผู้มีประสบการณ์ในบริษัทนั้นได้ หรืออาจศึกษาจากคู่มือปฏิบัติงาน วิธีการที่นิยม คือ โดยเบื้องต้นต้องศึกษาทำความเข้าใจกับโครงสร้าง การบริหาร ภารกิจ นโยบายบริษัท และลักษณะธุรกิจของบริษัท ตามลำดับ
ในกรณีองค์การใหม่ที่ยังไม่มีระบบการบริหารที่ชัดเจนเป็นของตนเอง ผู้บริหารและพนักงานจะต้องตั้งคำถาม และตอบคำถามที่จะกล่าวต่อไปให้ได้ก่อน จึงจะสามารถเข้าใจงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้เป็นอย่างดี การตอบคำถามดังกล่าว อาจจะใช้แนววิเคราะห์มองภาพใหญ่แล้วสนใจภาพเล็ก ภาษาวิจัยประเมินผล (Evaluation Research) เรียกว่า การอนุมาน (Deductive Approach) ดังนี้
- ภารกิจ (Mission) ของบริษัทคืออะไร
- นโยบายบริษัท (ทางธุรกิจและต่อพนักงานเป็นอย่างไร
- ภาวะเศรษฐกิจของประเทศเป็นอย่างไร โดยเฉพาะภาคทีเกี่ยวข้องกับกิจการของบริษัท
- ภาวะตลาดแรงงานเป็นอย่างไร ความต้องการแรงงานในตลาดมากกว่าปริมาณแรงงานหรือไม่ (Demand > Supply) หรือปริมาณแรงงานเกินความต้องการ (Supply > Demand) โดยเฉพาะสาขาที่บริษัทต้องการ
- กติกาของบ้านเมืองกำหนดข้อห้าม ข้อส่งเสริมไว้อย่าไร โดยเฉพาะกฎหมายแรงงานไม่ว่าจะเป็นกฎหมายแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายคุ้มครองแรงงาน หรือ ประกาศ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง
- มีโครงสร้างทางการบริหารหรือไม่ อย่างไร
- บริษัทมีโครงสร้างองค์การหรือไม่ (Organization Chart) ถ้าไม่มีก็จำเป็นต้องสร้าง หรือมีแล้วเป็นแบบใด ซึ่งโครงสร้างองค์การเป็นเสมือนขอบเขตงานทั้งหมดของบริษัท เหมือนกับการจัดกองกำลังรบทางทหารนั่นเอง โครงสร้างองค์การจะเป็นรูปแบบของการจัดสรรอำนาจและหน้าที่ เช่น บริษัทได้มอบสิทธิในการดูแลกำลังคนของบริษัทให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยมีคำบรรยายงาน (Job Statement) กำหนดขอบข่ายหน้าที่การงานของแต่ตำแหน่งงาน (JD) ของฝ่ายงานต่างๆ
- โครงสร้างตำแหน่ง (Position Structure) ได้มีการกำหนดไว้หรือไม่ โดยทั่วไปแล้วโครงสร้างตำแหน่งจะต้องสอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ กล่าวคือ ถ้าเป็นโครงสร้างองค์การแบบสูง (Tall Organization) โครงสร้างตำแหน่งงานก็จะถูกกำหนดให้มีสายการบังคับบัญชายาว การสั่งงานก็จะมีหลายทอด หรือมีตำแหน่งบังคับบัญชาหลายระดับ แต่ถ้าเป็นการจัดการโครงสร้างแบบแบนราบ (Flat Organization) โครงสร้างตำแหน่งก็จะกำหนดให้สายการบังคับบัญชาสั้น เป็นต้น
- มีโครงสร้างเงินเดือนหรือไม่ ถ้ามีแล้ว เป็นโครงสร้างลักษณะใด เช่น แบ่งเป็นขั้นๆ จากต่ำไปสูงดังโครงสร้างเงินเดือนของส่วนราชการ หรือกำหนดเป็นรูปกระบอกกำหนดค่าขั้นต่ำ ขั้นสูง การปรับเงินเดือนเป็นแบบขั้นวิ่งหรือเปอร์เซ็นต์ ฯลฯ
- มีการกำหนดระเบียบกฎเกณฑ์และขั้นตอนในการปฏิบัติหรือไม่ ถ้ามี สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานหรือไม่ ระเบียบกฎเกณฑ์ที่จำเป็นเช่น
- ข้อบังคับว่าด้วยการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์
- คู่มือพนักงานในการปฏิบัติงาน (Work Instruction)
- ขอบเขตภาระหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งกิจกรรมงาน (Job Description) คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification)
- เครื่องมือในการปฏิบัติงาน เช่น ผังทางเดินของงาน (Work Flow)
ถ้าบริษัทมีโครงสร้างการบริหารพื้นฐานดังกล่าวข้างต้นก็จะง่ายต่อการทำงาน แต่ยากสำหรับการพัฒนาในแง่ของการสร้างความเข้าใจให้กับพนักงาน ที่จะยอมรับต่อการเปลี่ยนแปลงเพื่อรับเอาความคิดใหม่ วีการทำงานแบบใหม่ แต่ถ้าบริษัทไม่มีโครงสร้างการบริหารเป็นพื้นฐานทางทรัพยากรมนุษย์ดังกล่าว จึงง่ายที่จะกำหนดโครงสร้างฯ ที่ต้องเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ดังนั้น ผู้ที่จะวางระบบการบริหารงานทั้งหมดได้ ต้องมีความรู้และประสบการณ์จากบริษัทชั้นนำมาแล้วอย่างดี ไม่เช่นนั้น ผู้วางระบบก็จะคำนึงถึงความรู้ในตำราที่รำเรียนมา ซึ่งบางครั้งอาจไม่เหมาะสมกับงาน และยากที่จะปฏิบัติได้จริง
ที่มา : การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ
โดย : ประเวศน์ มหารัตน์กุล
