หลักการเขียนคำบรรยายลักษณะงาน
โดยที่คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) มิได้มีมาตรฐานและรูปแบบที่แน่นอนมาก่อน จึงทำให้มีลักษณะแตกต่างกันออกไปในองค์การต่างๆ อย่างไรก็ตาม ถ้าพิจารณาถึงแบบของคำบรรยายลักษณะงานที่ดีแล้ว เนื้อหาและวิธีการเขียนจึงประกอบด้วยสาระสำคัญ 3 ส่วน คือ
- ข้อความที่เกี่ยวข้องกับชื่อของงาน (Job identification) หมายถึง ส่วนที่เกี่ยวข้องกับชื่อของงาน และข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการระบุกับการระบุลักษณะ ซึ่งจะช่วยให้เห็นถึงความแตกต่างที่ต่างจากงานอื่นๆ ในองค์การ โดยมากแล้วส่วนนี้มักจะมีการะบุคำที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งเอาไว้ด้วย เช่น คำว่า “อาวุโส” “ชั้นต้น” “ฝึกหัดงาน” “หัวหน้างาน” “ผู้ดำเนินการ” หรือ “เสมียน” เหล่านี้ล้วนแต่จะช่วยให้เห็นถึงหน้าที่และระดับความชำนาญของงาน
- สรุปงาน (Job summary) หมายถึงการสรุปเกี่ยวกับงานด้วยข้อความที่ย่นย่อ แต่ะมีข้อความที่พอเพียงในการที่จะให้ทราบ และชี้ให้เห็นความแตกต่างของหน้าที่ (Duties) ที่ต้องทำของงานนั้นๆ ที่ต่างจากหน้าที่ของงานอื่นๆ
- หน้าที่งาน (Job Duties) หมายถึง ส่วนของหน้าที่งานสำคัญและความรับผิดชอบเกี่ยวกับงาน ซึ่งจะมีการระบุชื่อหรือเขียนด้วยข้อความสั้นๆ ที่ใช้ให้เห็นว่า
ก. คนทำงานอะไร
ข. เขาทำงานนั้นอย่างไร
ค. เขาทำงานนั้นๆทำไม
นอกจากนี้คำบรรยายเกี่ยวกับหน้าที่งานนี้ยังควรจะระบุหรือใช้ให้เห็นถึงเครื่องมือและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องจะต้องใช้ ตลอดจนวัสดุที่ใช้และระเบียบที่จะต้องปฏิบัติตาม รวมทั้งขนาดของการบังคับบัญชาที่จะต้องได้รับจากหัวหน้างาน
นอกจากรายละเอียดข้างต้นดังกล่าวยังอาจมีการระบุเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของงานชิ้นนั้นๆ กับงานอี่นๆ ในแง่ที่ว่าจะมีโอกาสได้รับการโยกย้ายและเลื่อนชั้นอย่างไร
การออกแบบงานและการวิเคราะห์งาน
โดย : รองศาสตราจารย์ ธงชัย สันติวงษ์
