กลายเป็นภาพลักษณ์ของเลขานุการมาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน แต่ใครจะรู้บ้างว่าบทบาทของเลขานุการยุคใหม่นั้น ไม่ใช่เพียงแค่คอยจดบันทึกการประชุม ดูแลเก็บเอกสาร และชงกาแฟ แต่พวกเขาและเธอยังทำหน้าที่เสมือนมือขวาของ เจ้านายอีกด้วย ...

เมื่อโลกก้าวสู่ยุคที่เต็มไปด้วยการแข่งขันทางธุรกิจ องค์กรจึงต้องเรียนรู้ที่จะปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้สามารถแข่งขันได้ ปัจจัยสำคัญคือการพัฒนาบุคลากร ซึ่งสามารถนำคุณสมบัติเด่นของเลขานุการที่เปรียบเสมือนสื่อกลาง และผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพ มาปรับใช้ได้

อริญญา เถลิงศรี กรรมการผู้จัดการ APMGroup บริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารองค์กร กล่าวถึงบทบาทหน้าที่ของเลขานุการว่า เริ่มเปลี่ยนแปลงและมีบทบาทมากขึ้นเมื่อประมาณ 12-13 ปีที่ผ่านมา โดยเฉพาะในประเทศแถบยุโรปและอเมริกา แต่เป็นการพัฒนาอย่างช้าๆ จนเมื่อ 2-3 ปีที่ผ่านมานี้ บทบาทของเลขานุการในฐานะผู้คอยสนับสนุนและผู้ช่วย กลับมีความสำคัญและมีคุณค่าต่อองค์กรในการเพิ่มศักยภาพผลงานและเนื้องานของผู้บริหารมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

นอกจากนี้ ระดับความต้องการบุคลากรที่มี ศักยภาพมารองรับหน้าที่ดังกล่าวก็สูงขึ้นด้วยเช่นกัน จึงอาจกล่าวได้ว่า แท้จริงแล้ว “งานเลขานุการ” เป็นอีกสายงานที่มีการเปลี่ยนแปลงมากที่สุดในโลกธุรกิจ นับตั้งแต่ทวีปยุโรปมาจนถึงทวีปเอเชีย

ทำไมต้องเลขานุการ

คุณสมบัติเด่นของเลขานุการคือ การเป็นผู้ช่วยนักบริหาร จึงต้องมีความชำนาญ และรอบรู้ใน สายงาน นอกจากนี้ยังควรต้องเป็นคนรอบคอบ และไตร่ตรองได้ถูกต้องในการตัดสินใจ เสมือนเป็นด่านสุดท้ายก่อนที่งานจะส่งถึงมือผู้บริหาร ในขณะเดียวกันเมื่อสามารถคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติเหมือนกับเลขานุการแล้ว ก็ไม่ควรจำกัดอยู่แต่ใน กรอบเดิมๆ แต่ควรรู้จักที่จะปฏิวัติรูปแบบงาน สิทธิในอำนาจการตัดสินใจ และบริหารงานในสายงานที่รับผิดชอบด้วยเช่นกัน

ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติจำเป็นที่ควรเสริมเข้าไป

1.“Great Communicator” หมายถึง ความสามารถในการสื่อสาร คือรับเรื่องต่างๆ และตรวจ สอบรายละเอียดก่อนนำเสนอ ร่างและทำหนังสือโต้ตอบ สรุปบันทึกการนัดหมาย รายงานการประชุม บอกเรื่องราวต่างๆ ด้วย และช่วยเหลือนายในงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย หากไม่มีทักษะในการสื่อสารที่ดีแล้ว การติดต่อประสานงานอาจเกิด ความผิดพลาดขึ้นได้ นอกจากนี้ยังเปรียบเสมือนภาพลักษณ์ของเจ้านายและองค์กรด้วย ดังนั้นความมีวิสัยทัศน์จึงเป็นสิ่งจำเป็น เช่นเดียวกับทักษะด้านบริหารงานที่ได้รับมอบหมาย รวมทั้งมีความรู้ความเข้าใจในงานของเจ้านายด้วย

2.ต้องเป็นเสมือนตัวแทนหรือด่านแรกสำหรับผู้ที่ต้องการติดต่องาน ซึ่งมีผลสำรวจแล้วว่า องค์กรชั้นนำในประเทศอเมริกาที่มีเลขานุการที่สามารถบริหารงานได้เป็นอย่างดี งานชิ้นดังกล่าวจะมีโอกาสได้รับความสำเร็จมากที่สุด

3.ควรต้องมีอำนาจในการทำงาน (Empower) กล่าวคือ เมื่อผู้บริหารมอบความไว้วางใจในการ ทำงาน ก็ต้องทำให้เต็มที่อย่างรับผิดชอบ และมีความรอบรู้ในงานนั้นๆ

4.ทักษะในการบริการ (Customer Services) เป็นส่วนสำคัญยิ่ง ใจที่รักบริการ มีมนุษยสัมพันธ์ ที่ดีในการติดต่อกับผู้อื่น ซึ่งสามารถสื่อไปถึง ภาพลักษณ์ ทั้งของผู้บริหารและองค์กร รวมทั้ง ประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้นด้วย

5.ความไว้วางใจและความเชื่อถือ (Trust & Credibility) เป็นหัวใจสำคัญ เพราะผู้บริหารจะต้องสามารถไว้วางใจผู้ช่วยของตนเองว่าสามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายได้อย่างถูกต้อง มีภาษาที่สามารถสื่อสารกันได้อย่างเข้าใจและตรงประเด็น เพื่อจะได้เป็นสื่อกลางในการถ่ายทอดงานสู่หน่วยงานต่างๆ ในองค์กรได้อย่างไม่ผิดเพี้ยน

ดังนั้น คำกล่าวที่ว่า เลขานุการเป็นตำแหน่ง มือขวาของผู้บริหาร ที่ต้องคอยช่วยเหลือ และรอบรู้การบริหารงานทั้งหมดของผู้เป็นนาย คงไม่ผิดไปจาก ความจริงมากนัก เพราะเลขานุการจะต้องทำหน้าที่ ดูแลความเรียบร้อยทุกอย่างของนายจ้าง ความ รับผิดชอบให้หน้าที่และการทำงาน ซึ่งนับเป็น คุณสมบัติพื้นฐานในการทำงานสำหรับทุกคน

นอกจากนี้ ยังควรต้องมีความกระตือรือร้นในการปรับปรุงตัวเองอยู่เสมอ รวมไปถึงการติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจ การรู้จักประยุกต์ข่าวสารที่ได้รับมาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุด จะเป็นการเปิดโอกาสให้กับตนเองในการเลื่อนฐานะไปสู่ตำแหน่งที่สูงกว่าได้

ยังมีอีก 6 เคล็ดลับ สำหรับการเตรียมตัว

1.ต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี

2.มีความละเอียดรอบคอบและความคล่องตัว

3.มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้เป็นอย่างดี

4.มีความสามารถในการฟังและจดจำ รายละเอียดเรื่องราวต่างๆ ได้แม่นยำ

5.มีความรู้ในการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์

6.ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ ภาษาต่างประเทศนับว่าจำเป็นเช่นกัน

กรินทร์ โปสาภิวัฒน์ ที่ปรึกษาอาวุโส APMGroup กล่าวเสริมว่า คุณสมบัติทั้งหลายที่กล่าวมานั้น ทุกคนสามารถฝึกกันได้ แต่จะต้องรู้ บทบาทว่าตนเองกำลังทำหน้าที่อะไร ทั้งนี้เลขานุการในปัจจุบันมีโอกาสก้าวหน้ามากกว่าอดีต และก้าวสู่อาชีพอื่นๆ ในระดับบริหารได้ อย่างเลขานุการ ในองค์กรชั้นนำ ก็สามารถไปเป็นผู้จัดการฝ่าย ทรัพยากรบุคคล หรือผู้จัดการฝ่ายการตลาด ไม่ใช่ว่าจะต้องเป็นเลขานุการไปตลอด ที่สำคัญเลขานุการที่เก่งๆ มีค่าตัวสูงขึ้นมากทีเดียว

เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับการมอบหมายภารกิจให้เลขานุการ และผู้ประกอบอาชีพเลขานุการพัฒนาตนเองให้มีความสามารถทั้งยึดถือปฏิบัติตามแนวทางข้างต้นนี้ ไม่ว่าเจ้านายคนไหนก็อยากให้คุณ เป็นมือขวาแน่ๆ

ที่มา : Post Toda