ความนำ
กระบวนการคัดเลือกซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการมีโอกาสสร้างคุณภาพสำหรับองค์กรที่จะได้คนดีมาประกอบด้วยหลายขั้นตอน เริ่มตั้งแต่การต้อนรับผู้สมัครจนกระทั่งถึงขั้นตัดสินใจจ้างงาน ดังรายละเอียดที่กล่าวไว้ในบทที่5 แต่ละขั้นตอนของกระบวนการการคัดเลือกจะให้ข้อมูลและสารสนเทศแก่เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการคัดเลือกเพื่อใช้พยากรณ์ว่าผู้สมัครคนใดน่าจะเป็นผู้ที่สามารถทำงานได้อย่างประสบความสำเร็จ หากได้รับการจ้างงาน จึงจำเป็นจะต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยชี้นำและสนับสนุนในการคาดคะเนดังกล่าว ที่สำคัญไปกว่านั้นเครื่องมือที่ใช้ในการคัดเลือกจะต้องสามารถจำแนกความแตกต่างระหว่างบุคคลที่มีคุณสมบัติ”ดี”และ”ไม่ดี”ได้อย่างเที่ยงตรง
ในทางปฏิบัติองค์การแต่ละองค์การจะมีระบบการคัดเลือกที่แตกต่างกันออกไป อย่างไรก็ตามแนวปฏิบัติชี้ให้เห็นว่าการทดสอบไม่ได้เป็นวิธีการสำหรับใช้เป็นเครื่องมือคัดเลือกพนักงานเพื่อจ้างเข้าทำงานเพียงชนิดเดียว แต่ยังมีเครื่องมือหลักที่นำมาใช้ร่วมกับแบบทดสอบต่างๆอีกหลายชนิด เพื่อช่วยให้การคัดเลือกได้มาตรฐานได้แก่ การสัมภาษณ์ รายละเอียดในใบสมัคร และจดหมาย รับรอง โดยถือว่าเครื่องมือทั้งสี่ชนิดเป็นส่วนหนึ่งของโครงการที่คัดเลือกที่สมบูรณ์(Comprehensive selection programs)
เนื้อหาในบทนี้จะเป็นการอธิบายถึงเครื่องมือในการคัดเลือก โดยนำเสนอตามลำดับขั้นตอนของเครื่องมือที่ใช้ และพิจารณาจากความถี่ของการใช้เครื่องมือการคัดเลือก ดังนั้นเนื้อหาในบทนี้จึงครอบคลุมเรื่องต่างๆ ได้แก่ เครื่องมือการคัดเลือกกับกระบวนการคัดเลือก ใบสมัคร การทดสอบเพื่อการจ้างงาน กรสัมภาษณ์เพื่อการจ้างงาน และจดหมายรับรอง ทั้งนี้เพื่อเชื่อมโยง แนวคิดและทฤษฎีในบทที่ 5 มาสู่แนวทางในการปฏิบัติเป็นการเสริมสร้างความรู้ ความเข้าใจในการคัดเลือกบุคลากรให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
เครื่องมือการคัดเลือกบุคลากรกับกระบวนการคัดเลือก
วัตถุประสงค์ของการคัดเลือกบุคลากร คือ เพื่อตัดสินใจว่าองค์กรควรจะจ้างผู้สมัครคนใดในจำนวนหลายๆ คนให้เข้าทำงานกับองค์กร โดยคาดหวังว่าผู้สมัครที่จะได้รับคัดเลือกนั้นจะเป็นบุคคลที่มีคุณสมบัติและคุณลักษณะเหมาะสมกับงาน สามารถปฏิบัติงานได้ดีกว่าบุคคลที่องค์กรปฏิเสธ เงื่อนไขของความสำเร็จไนการคัดเลือกประการหนึ่งขึ้นอยู่กับเครื่องมือในการเลือก กล่าวคือ ถ้าเครื่องมือในการคัดเลือกได้รับการพัฒนาอย่างเหมาะสม มีความเชื่อมั่นและความเที่ยงตรง วัตถุประสงค์ของการคัดเลือกก็จะบรรลุเป้าหมายตามความต้องการ
สมมุติฐานท่านจะต้องตัดสินใจ
เครื่องมือการคัดเลือกบุคลากร (Selection devices) หมายถึง สิ่งที่ใช้ในการประเมินความรู้ ทักษะ สติปัญญา ความถนัด ความสามารถของบุคคล โดยจะนำผลการประเมินไปใช้ประกอบการพิจารณาตัดสินใจว่าผู้สมัครสมควรจะได้รับการจ้างงานหรือไม่ เครื่องมือที่ใช้กันโดยทั่วไป เช่น การทดสอบ การสัมภาษณ์ ใบสมัครและจดหมายรับรอง เป็นต้น
ในการปฏิบัติในองค์กรส่วนใหญ่จะใช้เครื่องมือในการคัดเลือกมากกว่าหนึ่งชนิดเพื่อรวมร่วมข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัคร เครื่องมือเหล่านั้นจะถูกนำไปใช้ตามลำดับสอดคล้องกับระบบการคัดเลือกของหน่วยงานแต่ละขั้นตอนของกระบวนการคัดเลือกจะยังผลให้มีการคัดเลือกเกิดขึ้น การจะก้าวขึ้นไปสู่ขั้นตองที่สูงขึ้นองกระบวนการผู้สมัครจะต้องผ่านการประเมินตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้
กระบวนการคัดเลือกของแต่ละองค์กรอาจมีลำดับขั้นตอนที่แตกต่างกัน เพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการคัดเลือกที่นำเสนอในบทที่ 5 กระบวนการจะเริ่มต้นเมื่อผู้สมัครมาติดต่อ ก็จะมีการสัมภาษณ์ กลั่นกรอง ซึ่งจะเป็นจุดที่มีการพิจารณาปฏิเสธผู้สมัครบางคน ต่อจากนั้นจะเป็นการพิจารณาใบสมัคร ถ้าคุณสมบัติขั้นต่ำครบตามเกณฑ์ผู้สมัครก็จะได้รับการทดสอบ ผู้ที่ทดสอบผ่านก็จะได้รับการสัมภาษณ์ ขั้นตอนต่อไปองค์กรจะตรวจสอบประวัติพร้อมจดหมายรับรอง และไปสิ้นสุดที่การตรวจสุขภาพ ในแต่ละขั้นตอนจะมีการตัดสินใจควบคู่กันไปด้วย แผนภาพที่6-1 แสดงให้เห็นลำดับขั้นตอนกระบวนการคัดเลือกที่มีการใช้เครื่องมือการคัดเลือก
การเลือกใช้เครื่องมือขึ้นอยู่กับระบบการคัดเลือกของแต่ละองค์กร บางองค์กรจะใช้เฉพาะใบสมัคร และการสัมภาษณ์เท่านั้น องค์กรยังมีการสัมภาษณ์แบบลึกเพื่อการจ้างงาน และมีการตรวจสอบประกอบด้วย โดยทั่วไปโครงการคัดเลือกที่สมบูรณ์ (Comprehensive selection program) จะต้องมีการใช้เครื่องมือต่างๆ ได้แก่ ใบสมัคร การทดสอบแบบต่างๆ การสัมภาษณ์ และจดหมายรับรอง โดย เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการคัดเลือกทั้งหมด อีวานซี (Ivancevich) ได้เสนอแนะการใช้เครื่องมือชนิดต่างๆสำหรับองค์กรรูปแบบต่างๆ ดังรายละเอียดในแผนภาพที่ 6-2 รูปแบบขององค์กรซึ่งจำแนกตามขนาด ความซับซ้อนของเทคโนโลยีที่ใช้ในการผลิตหรือบริการ ในที่นี้หมายถึง เครื่องมือ ทรัพยากรความเชี่ยวชาญที่จำเป็น และเปลี่ยนแปลงในทางด้านสินค้าและบริการ
อย่างไรก็ตาม อีวานซิวิช ได้ตั้งข้อสังเกต เครื่องมือที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์เลือกใช้นั้นมีแนวโน้มจะเลือกใช้เครื่องมือพิจารณาจากประเภทของพนักงานที่จะคัดเลือก มากกว่าที่จะพิจารณาตามรูปแบบขององค์กร
แผนภาพที่ ลำดับขั้นตอนกระบวนการคัดเลือกที่มีการใช้เครื่องมือคัดเลือก
แผนภาพที่ 6-2 ข้อเสนอแนะในการใช้เครื่องมือการคัดเลือกสำหรับองค์การขนาดต่างๆ
ที่มา : John M. Ivancevich, Human Resource Management: Foundations of Personnel, p. 282.
