จากมุมมองของหลายๆท่าน ที่มีส่วนร่วมในองค์กร ที่บางท่านอาจต้องแบกรับภาระหน้าที่ในการเขียน JD เพียงลำพัง ลองศึกษาหรือ วิเคราะห์ การทำ JD ในองค์กร ของท่านว่าใครมีส่วนร่วมอย่างไร และขาดกระบวนการ หรือขั้นตอนใดบ้าง ?
1.ผู้บริหารระดับสูง
1. กำหนด ภารกิจ (Mission) หลักขององค์กร ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ (Vision)
2. กำหนด ภารกิจหลักของหน่วยๆงานต่างๆ ภายในองค์กร (ฝ่าย/ส่วน ต่างๆในองค์กร)
3. ออกแบบโครงสร้างการบริหาร (Organization Chart)
4. ชี้แจงระดับบริหารรับทราบ และเข้าใจร่วมกัน
2. ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
1. ช่วยผู้บริหารทบทวน การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน ของทุกหน่วยงาน ภายในองค์กร
2. ทำความเข้าใจ แนะนำ ให้คำปรึกษา ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง
3. ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน
4. ควบคุมระบบ รวมถึงการจัดเก็บและการนำไปใช้ประโยชน์ ต่างๆ เช่น การสรรหา , การประเมิน , การฝึกอบรมฯ ,การปรับค่าตอบแทน ฯลฯ
3. ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน
1. เป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชาทุกตำแหน่ง
เทคนิค
- ผู้บังคับบัญชา สามารถกระจายหน้าที่หลัก ไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยพิจารณาจาก ความรับผิดชอบหลัก
- ทบทวนการจัดทำการกระจาย หน้าที่หลักให้สอดคล้อง และเหมาะสมกับพนักงาน (ในกรณีมีการปรับ JD ในฝ่ายของท่าน ตามความเหมาะสม)
4.ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้นๆ
1. มีหน้าที่รับทราบและปฏิบัติตามความรับผิดชอบตาม JD ที่กำหนด
2. ทำหน้าที่ให้ข้อมูลย้อนกลับต่อผู้บังคับบัญชาในกรณีที่ทำงานไม่ตรงกับ JD ที่กำหนด เพื่อการปรับระบบการทำงานให้สอดคล้องกับการทำงานที่แท้จริง
เป็นอย่างไรบ้างครับกับ หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งในองค์กร ที่จะมีส่วนช่วยให้คุณ สามารถจัดทำ JD ได้ง่ายยิ่งขึ้น
ในรายละเอียดเรื่องขั้นตอน จะขอยกไปในหัวข้อทัดไป เนื่องจาก มีเนื้อหา ค่อนข้างละเอียด ......
อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์ แสนทอง
