ข่าวลือเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ บ่อยครั้งที่เดียวได้จากการฟังไม่ได้ศัพท์จับไปกระเดียด บริษัทจะเพิ่มทุนจดทะเบียน ก็ลือไปว่า บริษัทกำลังขาดทุนถึงขั้นจะล้มละลาย บริษัทซื้อเครื่องจักรใหม่ก็ลือว่าจะมีการปลดพนักงาน ผู้จัดการบอกว่าพนักงานผู้หนึ่งทำผิดกฏบริษัท เอาไปลือกันว่าพนักงานผู้นั้นจะถูกไล่ออก จุดเริ่มต้นของเรื่องมักจะนิดเดียดแต่ต่อเติมเสริมแต่งจนหวาดผวาไปทั้งบริษัท
วิธีการกำจัดข่าวลืออย่างหนึ่งคือการทำให้ผู้คนรับรู้ข่าวสารอยู่เสมอไม่ว่าข้อมูลนั้นจะไปในทางที่ดีหรือร้าย มากกว่านั้นผู้บริหารระดับสูงหรือในส่วนงานไดก็ตามสามารถที่จะเผยแพร่ กระจายข่าวสารที่ต้องการออกไปโดยไม่ต้องให้พนักงานเดาใจแล้วท่านเองต้องมาอึดอัดว่าทำไมพนักงานถึงไม่เข้าใจเขาเลย
วิธีการทำการสื่อสารสามารถกระทำได้หลากหลายวิธีเช่น
- ออกเอกสารเวียนภายใน
- ป้ายคำขวัญ
- การประชุมชี้แจงหรือรับฟังข้อคิดเห็นในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพหรือการปรับปรุง
- การอบรม สัมมนา
- วารสารข่าวสารภายใน
- ติดข่าวสารที่บอร์ดประกาศ
- การจัดประชุมหน้างาน ก่อนหรือหลังเลิกงาน
- การจัดประชุมรายสัปดาห์/ รายเดือน
จะใช้การสื่อสารชนิดใดแล้วแต่อัธยาศัยของแต่ละบริษัท หัวใจสำคัญอยู่ที่ว่าทำอย่างไรจึงจะทำให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ข่าวสารอยู่เสมอ
การสื่อสารกับมาตรฐาน ISO 9001:2000
หัวข้อ 5.5.3 กำหนดว่า
ผู้บริหารระดับสูง ต้องทำให้มั่นใจได้ว่าได้มีการกำหนดกระบวนการสื่อสารที่เหมาะสมภายในองค์การ และการสื่อสารเหล่านี้มีขึ้นเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลในระบบบริหารคุณภาพ
มีสามสิ่งที่ต้องพิจารณาในการจัดทำระบบจากข้อกำหนด ISO
1. ผู้บริหารต้องทราบว่ามีกระบวนการสื่อสารอะไรบ้างในกระบวนการ (PLAN)
2. ผู้บริหารต้องทราบว่ากระบวนการสื่อสารที่มีอยู่มีความเหมาะสมหรือไม่ (CHECK)
3. กระบวนการสื่อสารนี้ต้องเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ (ได้ยกตัวอย่างไว้ข้างล่างนี้)
ทำไม มาตรฐาน ISO ถึงมีข้อกำหนดนี้
หากต้องการให้ระบบ QMS มีประสิทธิผล การสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ท่านจำเป็นต้องกระตุ้นพนักงานในทุกๆระดับของธุรกิจโดยการป้อนข้อมูล แทนที่จะส่งสัญญาญด้วยข้อมูลร้ายๆตลอดเวลา
การให้ข้อมูลนี้อย่างเหมาะสมจะทำให้องค์ปรับปรุงประสิทธิผล และก่อให้เกิดการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ผู้บริหารควรจะมีระบบที่มุ่งสู่การทำให้ได้มาข้อมูลสองทาง และมีจุดประสงค์เพื่อสร้างความมีส่วนร่วม
- อย่าเพียงบอกพนักงานต้องทำอะไร แต่จงเพียรพยายามอธิบายว่าทำไม
- หากท่านป้อนข้อมูลมากเกินไปกว่าที่เขารับทัน เหมือนกับสั่งอาหารมารับประทานมากเกินจำเป็น จะเกิดสถานการณ์สองแบบ หนึ่ง อ้วกออกมาหมด กับเสือกรับประทานในสิ่งที่ต้องการทาน ดังนั้นข่าวสารเช่นกัน ต้องเลือกเฉพาะข้อมูลที่สำคัญ และต้องการสื่อสาร โดยการเพิ่มเน้นจุดที่ต้องการให้ชัดเจน เช่น การเน้นข้อความด้วยสี มีรูปกาตูนย์ เน้น เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานของท่านจะได้รับข้อมูลที่ท่านต้องการสื่อสาร
|
อะไรบ้างที่ควรต้องทำการสื่อสาร
นโยบายคุณภาพ
ข้อกำหนดของระบบคุณภาพ องค์กรหรือลูกค้า
วัตถุประสงค์ และการบรรลุผลสำเร็จของกิจกรรม
ปัญหาในกระบวนการผลิต
ปัญหาจากการร้องเรียนของลูกค้า
ตัวอย่างการปรับปรุงพัฒนา
ETC
หัวใจของการสื่อสารภายใน
การสื่อสารนี้ไม่ว่าท่านจะใช้วิธีการใด หรือสื่อสารข้อมูลได ต้องทำให้เกิดเหตุการณ์ดังนี้
สร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน โดยการประกาศ พนักงานตัวอย่างในรอบเวลา สายงานตัวอย่าง ตัวอย่างการปรับปรุงดีเด่น การเจริญเติบโตของบริษัท ประกาศต้อนรับพนักงานใหม่
ระบุโอกาสในการปรับปรุง ภาพตัวอย่างของการปรับปรุง ข้อความทางเทคนิค
การรับส่งข้อมูลควรกระทำอย่างรวดเร็ว เพื่อให้พนักงานสามารถที่จะปรับแก้ ปรับปรุงได้ทัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ดัชนีวัดคุณภาพที่คุณตั้งขึ้น ต้องป้อนกลับข้อมูลให้เร็วที่สุดเท่าที่จะกระทำได้เพื่อให้พนักงานทราบผลงานของตัวเองและ หากท่านใจเย็น ระวังกว่าถั่วจะสุก งาก็ไหม้
|
"Quality Products and Quality Service, begins with Quality Thinking." โดย [email protected] |
